Voor wie · architecten
Boekhouder voor architecten en ruimtelijk ontwerpers
Een boekhouder voor architecten moet meedenken in fases. Een verbouwing of nieuwbouwproject loopt van eerste schets via ontwerp en vergunning naar uitvoering, vaak over meer dan een jaar, en je honorarium komt in delen binnen. Intussen betaal je ontwerpsoftware, maak je maquettes, reis je naar de bouwplaats en huur je soms een collega in. Michiel Terwindt werkt sinds 1999 in finance, onder meer als corporate accountant bij AON en accountant bij TMF Netherlands, en runt sinds 2011 Finance People in Amsterdam Oost, uitsluitend voor de creatieve sector. Hij werkt alleen, dus je bespreekt je cijfers altijd met hem. Hij houdt per project bij wat er is gefactureerd en wat er nog openstaat, zodat je jaarcijfers kloppen en jij weet welk project winst maakt.
Op de wachtlijst voor 2027App Michiel
Voor 2026 is Finance People vol. Aanmelden voor 2027 kan nu.
Jouw praktijk
Waarom een architectenpraktijk om projectboekhouding vraagt
Als zelfstandig architect of klein bureau werk je aan een handvol projecten tegelijk, elk met een eigen opdrachtgever, planning en honorariumafspraak. Sommige opdrachtgevers betalen per fase, andere per maand of pas na oplevering van een onderdeel. Projecten kunnen maanden stilliggen door een vergunningsprocedure en daarna ineens versnellen.
Een administratie voor zelfstandige architecten die per project is ingericht, laat zien waar je tijd en geld in zit. Dan kun je bij een volgende offerte onderbouwen wat een vergelijkbare opdracht kost, en zie je eerder wanneer een project uit de hand loopt.
Projectfasering
Facturen per ontwerpfase in de administratie van een architect
Veel architecten factureren per fase. De precieze indeling verschilt per opdracht, maar een gangbare opbouw ziet er zo uit:
Projectfasering en facturatie per fase
| Fase | Wat je levert | Wat er in je boekhouding gebeurt |
|---|---|---|
| Schetsontwerp | Eerste ideeën, schetsen, verkenning | Eerste termijnfactuur, 21% btw |
| Voorlopig ontwerp | Uitgewerkte plattegronden en aanzichten | Termijnfactuur, kosten van maquettes en visualisaties op het project |
| Definitief ontwerp en vergunning | Tekeningen voor de aanvraag | Termijnfactuur, mogelijk wachttijd zonder omzet |
| Technische uitwerking | Details en afstemming met constructeur | Termijnfactuur, eventueel ingehuurde collega's als inkoop |
| Begeleiding uitvoering | Bouwplaatsbezoeken, overleg | Factuur per maand of per bezoek, reiskosten |
Projecten over de jaargrens
Loopt een project over de jaargrens, dan speelt de vraag hoeveel werk er op 31 december al is gedaan maar nog niet gefactureerd. Hoe dat in je cijfers komt, hangt af van je afspraken en je ondernemingsvorm; Michiel kijkt dat per situatie na bij het opstellen van de jaarrekening voor architectenbureaus.
Btw
Btw-aangifte voor architecten en ruimtelijk ontwerpers
Ontwerp- en adviesdiensten van architecten vallen in de regel onder het algemene btw-tarief van 21%. Werk je voor een opdrachtgever in het buitenland, of gaat het om een project over de grens, dan kan het anders liggen; dat hangt af van de situatie, en Michiel kijkt het per opdracht na. De aangifte zelf verzorgt hij via de btw-aangifte voor architecten, per kwartaal of per maand, inclusief het terugvragen van de btw op je inkoop.
Kosten
Software, maquettes en bouwplaats in de boekhouding van een architect
Typische kosten in een architectenpraktijk:
Typische kosten in een architectenpraktijk
- Software: CAD- en BIM-licenties, visualisatie- en opmaakprogramma's, vaak als jaarabonnement.
- Hardware: werkstations met zware grafische kaarten, grote schermen, printer of plotter.
- Modelbouw: materiaal voor maquettes, 3D-prints en presentatieborden.
- Werkruimte: een eigen studio of een plek in een gedeeld ontwerpkantoor.
- Reizen: bezoeken aan bouwplaatsen, opdrachtgevers en gemeenten.
- Verzekeringen en lidmaatschappen: wat je voor je beroepsuitoefening nodig hebt.
Apparatuur en licenties over meerdere jaren
Duurdere apparatuur en meerjarige licenties verdeel je vaak over meerdere jaren. Welke regel geldt, hangt af van de aankoop; Michiel kijkt het na. Meer lees je bij kosten aftrekken als architect of ontwerper.
Pijnpunten en oplossing
Waar architecten op vastlopen in hun administratie, met de oplossing
- Pijnpunt: een vergunningsprocedure legt een project maanden stil en je omzet zakt in. Oplossing: een kwartaaloverzicht dat laat zien wat er nog aan termijnen openstaat en wat je kunt verwachten.
- Pijnpunt: je weet niet hoeveel uur een fase werkelijk kostte. Oplossing: uren en kosten per project, zodat je volgende offerte beter onderbouwd is.
- Pijnpunt: je huurt een collega in voor de technische uitwerking. Oplossing: die inkoop komt bij het juiste project, met de btw goed verwerkt.
- Pijnpunt: aan het eind van het jaar is half werk nog niet gefactureerd. Oplossing: Michiel bespreekt met je hoe dat in je jaarcijfers komt.
Raakt je werk aan webdesign of autonome kunst?
Ontwerp je ook digitale omgevingen of websites voor projecten, dan sluit de boekhouder voor webdesigners en ontwerpers aan. Maak je daarnaast autonoom ruimtelijk werk, kijk dan bij de boekhouding voor beeldhouwers en kunstenaars.
Inkomstenbelasting
Aftrekposten in de belastingaangifte van zelfstandige architecten
Werk je als eenmanszaak en besteed je minstens 1.225 uur per kalenderjaar aan je praktijk, dan heb je in 2026 recht op de zelfstandigenaftrek van €1.200 en als starter op de startersaftrek van €2.123. Ontwerpen, overleg, bouwplaatsbezoeken, acquisitie en administratie tellen mee. De mkb-winstvrijstelling is 12,7% en de ondernemersaftrek is beperkt tot 37,56%. Michiel verwerkt het in je aangifte inkomstenbelasting en legt uit waar de cijfers vandaan komen.
Wie je helpt
Een boekhouder met ervaring bij grote organisaties, voor een klein bureau
Michiel deed eerder corporate accounting bij AON en accountancy bij TMF Netherlands, en hij doet nog steeds interim finance consulting bij grotere organisaties. Die ervaring met projectcijfers en rapportages zet hij in voor zelfstandige ontwerpers. Je werkt rechtstreeks met hem, zonder tussenlagen, en je kunt langskomen aan de Commelinstraat in de Dapperbuurt om een lastig project samen door te nemen. Lees meer over Michiel Terwindt en zijn loopbaan sinds 1999.
Wachtlijst
Plek voor je architectenbureau in 2027
In 2026 neemt Finance People geen nieuwe klanten aan. Wil je in 2027 starten, meld je dan vrijblijvend aan via de wachtlijst voor architecten en ontwerpers. Michiel neemt in volgorde van aanmelding contact op voor een kennismaking zodra er plek is. Een vaste prijs per jaar of per maand spreek je daarna op maat af.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen: boekhouder voor architecten en ruimtelijk ontwerpers
Welk btw-tarief rekent een architect voor een ontwerp?
Een architect rekent voor ontwerp- en adviesdiensten in de regel het algemene btw-tarief van 21%. Bij een opdrachtgever of project in het buitenland kan dat anders liggen, afhankelijk van het land en de situatie. Michiel kijkt per opdracht na welk tarief en welke vermelding op je factuur horen.
Hoe factureert een architect per projectfase?
Een architect factureert per projectfase door bij elke afgeronde fase, zoals schetsontwerp, voorlopig ontwerp of definitief ontwerp, een termijnfactuur te sturen volgens de afspraak met de opdrachtgever. Michiel boekt elke termijn bij het juiste project, zodat je ziet wat er al binnen is en wat er nog openstaat.
Wat doet een architect met werk dat op 31 december nog niet is gefactureerd?
Een architect met werk dat op 31 december nog niet is gefactureerd, moet nagaan of dat werk al in de jaarcijfers moet worden meegenomen. Dat hangt af van je afspraken met de opdrachtgever en van je ondernemingsvorm. Michiel kijkt dat per situatie na bij het opstellen van je jaarrekening.
Zijn CAD- en BIM-licenties aftrekbaar voor een architect?
Een architect kan CAD- en BIM-licenties die hij zakelijk gebruikt in de regel als kosten opnemen. Een jaarabonnement boek je meestal als kosten van dat jaar; een licentie voor meerdere jaren kan anders worden verwerkt. Michiel kijkt per licentie na hoe die in je boekhouding komt.
Hoe boekt een architect een ingehuurde collega?
Een architect boekt een ingehuurde collega als inkoop bij het project waarvoor die heeft gewerkt, op basis van diens factuur. De btw op die factuur kun je terugvragen als je btw-plichtig bent. Zo zie je per project wat het ontwerp aan eigen uren en aan inhuur heeft gekost.
Telt een bouwplaatsbezoek mee voor het urencriterium van een architect?
Voor een architect telt een bouwplaatsbezoek gewoon mee voor het urencriterium van 1.225 uur per jaar, net als ontwerpen, overleg met opdrachtgevers en gemeenten, acquisitie en administratie. Ook de reistijd ernaartoe hoort bij je ondernemersuren. Michiel helpt je om je registratie sluitend te maken.
Mag een architect de kosten van maquettes aftrekken?
Een architect kan materiaal voor maquettes, 3D-prints en presentatieborden voor een opdracht in de regel als zakelijke kosten opnemen. Boek ze bij het project waarvoor je ze maakt, dan zie je wat de presentatie van een ontwerp kostte. Michiel verwerkt ze met de btw in je administratie.
Hoe vangt een architect de stilte tijdens een vergunningsprocedure op?
Een architect vangt de stilte tijdens een vergunningsprocedure op door per kwartaal te weten welke termijnen nog openstaan en wat er op de rekening moet blijven voor btw en inkomstenbelasting. Michiel maakt dat overzicht, zodat een project dat stilligt geen onverwachte gaten in je planning slaat.
Is de kleineondernemersregeling geschikt voor een architect?
Voor een architect is de kleineondernemersregeling vaak minder geschikt, omdat de omzet van ontwerpopdrachten de grens van €20.000 per jaar snel passeert en je met de KOR geen btw meer terugvraagt op software en apparatuur. Voor een kleine nevenpraktijk kan het anders liggen; Michiel rekent het door.
Werkt Michiel ook voor interieurarchitecten en landschapsarchitecten?
Michiel werkt ook voor interieurarchitecten en landschapsarchitecten, zolang je als zzp'er of klein bureau creatief ontwerpwerk maakt. De fiscale aandachtspunten lijken sterk op die van een architect, met projectfases en softwarekosten. In 2026 is hij vol; voor 2027 kun je je vrijblijvend aanmelden op de wachtlijst.
Zelf werken met Michiel in 2027?
Finance People werkt met een beperkt aantal makers, zodat iedereen Michiel zelf aan de lijn krijgt. Zet je naam op de wachtlijst, dan hoor je het zodra er ruimte is.